08 oct
Corporación Nacional de Empresarios de Juegos de Suerte y Azar
Puerto Colombia
El cargo de Asistente Administrativo deberá cumplir con las competencias para realizar funciones de apoyo administrativo y acompañar cualquiera de las áreas funcionales de la misma, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la organización; manteniendo el enfoque del emprendimiento corporativo y demostrando orden, así como responsabilidad en su desempeño.
**Promover interacción y Comunicación idónea consigo mismo y con los demás**
- Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo
- Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos
- Mantener excelentes protocolos de Comunicación con la presidente y su equipo de trabajo.
- Emplear un trato adecuado con todo el equipo de trabajo,
con los asociados a Cornazar y con todas las contrapartes que se deba tener comunicación.
- Disponibilidad permanente para el trabajo en equipo.
- Participar de Reuniones, viajes, eventos en la ciudad o donde se ubique el lugar de trabajo.
- Utilizar el Uniforme con todas las características del manual de uso. Excelente presentación personal.
**Organización de Correspondencia, Documentación, Archivo y Agenda de la Agremiación.**
- Mantener la confidencialidad de la información que se maneja al interior de la Corporación, siendo prudente y cauteloso con la misma.
- Redactar documentos aplicando normas gramaticales y normas vigentes para la presentación
- Digitar y transcribir textos con las tecnologías disponibles con excelente destreza.
- Recepcionar, revisar y tramitar correspondencia interna y externa, correos electrónicos y digitales que necesite la corporación.
- Elaborar y mantener las actas de reuniones actualizadas y firmadas en un archivo específico.
- Especialmente, recibir, despachar y preservar documentación física y digital de acuerdo con las políticas organizacionales y legislativas vigentes
- Realizar y actualizar informes, bases de datos y presentaciones.
- Organizar y mantener archivos y documentos al día.
- Apoyar la actualización de bases de datos de las empresas asociadas, verificar que los datos se mantengan actualizados para el envío oportuno de invitaciones cartas, comunicados, entre otros.
- Identificar funciones y procedimientos dentro de la organización
- Organizar y presentar la documentación a la DIAN, y a la Gobernación de Antioquia teniendo en cuenta las normas legales de la ESAL
- Apoyar el manejo de la agenda de la Dirección y del equipo de trabajo,
con el fin de revisar cada evento programado con su fecha, actualizarlo y programarlo en el calendario determinado para el equipo de trabajo.
- Atender llamadas telefónicas, direccionarlas y filtrarlas según sea necesario.
**Facilitar y manejar funciones Tecnológicas en Asistencia.**
- Asumir los deberes y derechos gestionando la información con las tecnologías disponibles
- Proporcionar atención y servicio al cliente utilizando los aplicativos (WhatsApp, correo electrónico y celular) para la satisfacción de los asociados y las personas que acudan a Cornazar, teniendo en cuenta los estándares de atención eficaz y eficiente de la Corporación.
Conocer las principales herramientas y programas de software necesarios para desempeñar su labor. Conocimientos en Microsoft Office, Zoom, GoogleMeet, Zoho.
**Realización de eventos**
- Organizar, programar y convocar reuniones mensuales de Junta Directiva y a la vez acompañarlas de ser necesario.
- Estructurar la asamblea general ordinaria de la Corporación, realizando la citación a todos los asociados, comunicando posibles fechas, lugares y coordinando alianzas de hoteles y aerolíneas.
- Organizar y preparar eventos administrativos teniendo en cuenta el tipo de evento, protocolo, y medio de divulgación.
- Acompañamiento en ferias y encuentros donde se necesite apoyo logístico.
**Tareas Administrativas**
- Es preciso que las personas que conforman el equipo administrativo de Cornazar,
tengan concomimientos en: ortografía y redacción, logística, protocolo y etiqueta.
- Coordinar y realizar seguimiento de proyectos y tareas asignadas.
- Coordinar los viajes y la logística relacionada, como reservas de hoteles y transporte.
- Realizar tareas administrativas, como la gestión de gastos y compras.
- Mantener los inventarios actualizados de la Corporación
- Brindar apoyo y colaboración a todos los miembros del equipo en proyectos o tareas adicionales según sea necesario.
- Administrar caja menor y las legalizaciones que estén asociadas a la misma.
- Asignar, manejar y controlar los recursos físicos a su cargo, oficina, salones y herramientas audiovisuales necesarias
- Atender visitantes presenciales en la oficina,
ofreciendo el trato y la atención adecuada para cada una de las personas que nos visiten
- Realizar las compras necesarias para el mantenimiento de la oficina, insumos de cafetería, aseo y papelería.
- Establecer un plan de limpieza para colaboración de las personas que se encuentran presentes en la oficina.
- Dar soluciones
▶️ Asistente Administrativa
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📍 Puerto Colombia