Secretario Ejecutivo

Secretario Ejecutivo

19 nov
|
Gobernación De Santander
|
Colombia

19 nov

Gobernación De Santander

Colombia

Propósito Realizar las actividades complementarias y de tipo secretarial que requiera el despacho del contralor o la dependencia donde sea asignada, con el fin de asistir, brindar apoyo y facilitar el buen funcionamiento de la dependencia, sus integrantes y el logro de sus metas y propósitos institucionales. Funciones Acompañar en los comites relacionados con el proceso para la realizacion de las actas y suministro de soportes requeridos, con el fin de facilitar el desarrollo de los mismos y optimizar el tiempo dispuesto.Recibir, atender al publico en general y funcionarios de la entidad que se presenten, registrar sus mensajes y efectuar los tramites necesarios segun la naturaleza de los asuntos implicados,





con el fin de orientar a quienes se presenten, contactar e informar a los funcionarios pertinentes y brindar un buen servicio al cliente.Proyectar, redactar y transcribir los documentos e informes requeridos, para garantizar su emision oportuna, agil y correcta y facilitar la comunicacion interna y externa que requiere la dependencia.Administrar y cuidar los archivos, tanto documentales como electronicos, con el fin de asegurar el recaudo, almacenamiento, seguridad y disponibilidad de la informacion segun las normas y politicas vigentes en materia de gestion documentalLas demas que le sean asignadas por ley o sus superiores acorde con las necesidades institucionales y la naturaleza del servicio o del cargo.Facilitar su aporte para que los mecanismos de control se puedan cumplir oportunamente y eficazmente en su proceso.Realizar la transferencia documental al archivo central de conformidad con las normas vigentes y las directrices de la Contraloria.Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Contraloria General de Caldas.Proporcionar un escenario y ambiente permanente de colaboracion y atencion tanto al cliente interno como al externo, para fortalecer la imagen institucional y facilitar la satisfaccion de sus necesidades y expectativas.Dar cumplimiento a los lineamientos sobre el sistema de Calidad con la permanente actualizacion de los registros propios del desarrollo de la gestion de la dependencia donde se encuentra adscrita.Mantener informado al jefe inmediato sobre las novedades, tramites e informacion producida en la dependencia, con el fin de servir de insumo para sus decisiones y acciones.Alimentar las aplicaciones dispuestas siguiendo el procedimiento establecido para la misma, las directrices de la entidad y los lineamientos del superior inmediato con la oportunidad, diligencia y la buena atencion a los usuarios que lo requieren.